Відділення Нотаріальної палати України у Волинській області
11 квітня 2017
На звернення Нотаріальної палати України від 23 лютого 2017 року № 15/3 щодо проблемних питань, які виникають у нотаріусів під час використання ними відомостей з Державного реєстру актів цивільного стану Міністерство юстиції України листом від 05.04.2017 року № 13005/5589-0-33-17/8 повідомило, що умови видачі витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян (далі - Реєстр), зокрема нотаріусу, визначені Порядком ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2007 року № 1067 (далі - Порядок), та Інструкцією з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 24 липня 2008 року № 1269/5, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 25 липня 2008 року за № 691/15382 (далі - Інструкція). Нотаріус під час вчинення нотаріальних дій обов’язково використовує відомості Реєстру.
Повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану, зміст якого передбачає зазначення відомостей про параметри запиту, за якими відбувається пошук інформації у Реєстрі та відмітка про те, що інформація в ньому відсутня, встановлений додатком 22 до Інструкції. Нотаріус під час вчинення нотаріальних дій обов’язково використовує відомості Реєстру.
Відомості про народження фізичної особи та її походження, усиновлення, позбавлення та поновлення батьківських прав, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть, які містяться в книгах державної реєстрації актів цивільного стану і метричних книгах, що зберігаються в архівах відділів державної реєстрації актів цивільного стану, підлягають обов’язковому внесенню до Реєстру у вигляді, межах та обсягах, наведених у відповідних книгах, що визначено пунктом 4.1 Інструкції.
Унесення зазначених відомостей до Реєстру здійснюють посадові особи відділів державної реєстрації актів цивільного стану, починаючи з моменту впровадження Реєстру (грудень 2008 року) у зворотному порядку до 1945 року включно (пункти 4.3 - 4.4 Інструкції).
Відомості паперових носіїв актових записів цивільного стану, які складені недержавною мовою, уносяться до Реєстру українською мовою (пункт 2.1.10 Інструкції), оскільки діловодство в органах державної реєстрації актів цивільного стану ведеться державною мовою, що передбачено частиною першою статті 10 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану».
Адміністратором Реєстру є державне підприємство «Національні інформаційні системи», на яке покладено функції технологічного забезпечення створення та супроводження програмного забезпечення ведення Реєстру.
24 квітня 2017
До Нотаріальної палати України (далі – НПУ) надходять численні звернення нотаріусів з приводу вирішення питань щодо практичного застосування законодавства при вчиненні реєстраційних дій. За результатами їх опрацювання відділом методичного забезпечення та інформаційно-аналітичної роботи разом з Комісією НПУ з аналітично-методичного забезпечення нотаріальної діяльності, підготовлено відповіді на окремі питання у вигляді інформаційного матеріалу.
Питання:
При реєстрації змін до відомостей про юридичну особу (в частині зміни керівника) хто повинен подавати заяву та документи на реєстрацію змін?
Відповідь:
Відповідно до положень пункту 4 частини 1 статті 1 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 № 755-IV (далі - Закон № 755-IV) державна реєстрація - це офіційне визнання шляхом засвідчення державою факту створення або припинення юридичної особи, зміни відомостей, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, про юридичну особу.
У разі подання документів для проведення реєстрації змін до відомостей щодо юридичної особи заявником відповідно до норм пункту 8 частини 1 статті 1 Закону № 755-IV є уповноважений представник юридичної особи.
Згідно з положеннями пункту 5 розділу II Порядку державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 09.02.2016 № 359/5, у разі подання заяви уповноваженою на те особою державний реєстратор перевіряє обсяг повноважень такої особи за документом, що підтверджує її повноваження діяти від імені іншої особи.
Положеннями статей 41, 59, 65 Закону України «Про господарські товариства» передбачено, що повноваження щодо утворення і відкликання виконавчого та інших органів товариства належать до виключної компетенції вищих органів акціонерних товариств, товариств з обмеженою чи додатковою відповідальністю і не може бути передано іншим органам товариства.
Згідно з абзацом 2 пункту 6 частини 1 статті 15 Закону № 755-IV для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі, подається рішення уповноваженого органу управління юридичної особи, яке викладається у письмовій формі, прошивається, пронумеровується та підписується засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами або головою та секретарем загальних зборів (у разі прийняття такого рішення загальними зборами). Справжність підписів на такому рішенні нотаріально засвідчується, крім випадків, передбачених законом.
Отже, так як уповноважений орган управлiння юридичної особи на засiданнi своїм рішенням звільняє попереднього та призначає нового керiвника, керуватися потрiбно датою призначення. Обов'язково при цьому потрiбно звертати увагу на те, щоб дата реєстрацiйної дii не передувала датi призначення нового керiвника згiдно рiшення уповноваженого органу юридичної особи.
Як свідчить практика, якщо така заява надходить до державного реєстратора в день звiльнення попереднього керiвника, саме вiн має бути i пiдписантом (або уповноважений представник, особа за довiренiстю). Якщо ж з дати призначення в рiшеннi уповноваженого органу юридичної особи слiдує, що новий керівник вже приступив до виконання своїх обов'язкiв, тодi вiн цiлком законно має право подати заяву щодо змiн до вiдомостей про юридичну особу.
Питання:
Відповідно до абзацу 4 частини 3 статті 29 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 № 755-IV (далі - Закон № 755-IV): «Суб’єкт державної реєстрації, який провів реєстраційну дію, протягом трьох робочих днів з дня її проведення надсилає документи, подані для проведення реєстрації, відповідному суб’єкту державної реєстрації, уповноваженому зберігати реєстраційні справи» З якого моменту обчислюється триденний строк?
Відповідь:
Моментом прийняття заяви та документів відповідно до пункту 6 розділу IV Порядку формування та зберігання реєстраційних справ, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 18.11.2016 № 3267/5 (далі - Порядок № 3267/5), вважається дата і час реєстрації заяви у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР).
Строки розгляду документів, поданих для державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб підприємців та громадських формувань визначено статтею 26 Закону № 755-IV, також державна реєстрація за бажанням заявника може проводитися у скорочені строки. Підстави, порядок та розмір плати за проведення державної реєстрації у скорочені строки встановлюються Постановою Кабінету Міністрів України «Про надання послуг у сфері державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань у скорочені строки» від 25 грудня 2015 № 1133.
Згідно з положенням частини 4 статті 11 Закону № 755-IV за результатами проведення реєстраційної дії формується виписка.
Відповідно до положень пункту 10 частини 2 статті 25 Закону № 755-IV та пункту 15 розділу II Порядку державної реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 09.02.2016 № 359/5 (далі – Порядок № 359/5) , у разі подання заяви про державну реєстрацію у паперовій формі результатом проведення реєстраційних дій є видача за бажанням заявника виписки з Єдиного державного реєстру у паперовій формі за підсумками проведеної реєстраційної дії з проставленням підпису та печатки державного реєстратора або печатки, визначеної Законом України «Про нотаріат» (у випадку якщо державним реєстратором є нотаріус).
Згідно з положеннями абзацу 4 частини 3 статті 29 Закону № 755-IV та абзацу 2 пункту 16 розділу II Порядку № 359/5 суб’єкт державної реєстрації, який провів реєстраційну дію та не наділений повноваженнями із зберігання реєстраційної справи, протягом трьох робочих днів з дня її проведення надсилає документи, подані для проведення реєстрації, відповідному суб’єкту державної реєстрації, уповноваженому зберігати реєстраційні справи відповідно до Закону № 755-IV.
Документи для державної реєстрації у паперовій формі згідно з абзацом 1 пункту 16 розділу II Порядку № 359/5 долучаються до реєстраційної справи, сформованої після внесення до Єдиного державного реєстру запису про державну реєстрацію створення юридичної особи, громадського формування, що не має статусу юридичної особи, державну реєстрацію фізичної особи - підприємця або державну реєстрацію включення відомостей про юридичну особу та фізичну особу - підприємця.
Також відповідно до положень пункту 1 розділу VІ Порядку № 3267/5 передача у випадках, передбачених законом, реєстраційної справи або документів для долучення до реєстраційної справи суб’єкту, що забезпечує зберігання реєстраційних справ, нотаріусом, що забезпечував прийняття, зберігання та видачу документів, поданих для державної реєстрації, протягом трьох робочих днів з дати проведення відповідної державної реєстрації поштовим відправленням за описом або нарочно за описом.
Реєстраційна справа формується після внесення до Єдиного державного реєстру запису про державну реєстрацію створення юридичної особи, громадського формування, що не має статусу юридичної особи, державну реєстрацію фізичної особи - підприємця або державну реєстрацію включення відомостей про юридичну особу та фізичну особу – підприємця. А документи для подальших реєстраційних дій у паперовій формі також долучаються до вже сформованої реєстраційної справи.
Вважаємо за доцільне зазначити, що для підрахунку строку у три робочі дні необхідно брати дату проведення відповідної державної реєстрації.
Методичні рекомендації
